Menyelami Logika Laporan Keuangan (Neraca dan Laba Rugi). Laporan keuangan, dalam hal ini Neraca dan Laporan Laba Rugi merupakan produk selesai dari proses akuntansi. Dengan membaca laporan keuangan, pihak administrasi, pemilik badan perjuangan, dan siapapun pihak yang berkepentingan, bisa mengetahui kondisi keuangan tubuh perjuangan. Ironinya, dari sekian banyak pihak yang berkentingan terhadap laporan keuangan ini, yang sungguh-sungguh memahami nalar laporan keuangan tidak banyak. Dan itu bisa difahami sebab mereka memang berasal dari banyak sekali kalangan yang berbeda, mungkin malah lebih banyak yang berlatar belakang dari luar akuntansi dan keuangan.
Jika ada orang accounting (yang menciptakan laporan keuangan) yang tidak sungguh-sungguh memahami nalar di balik laporan keuangan, ini hal yang sulit untuk dimengerti. Namun hal tersebut, bukan hal yang mustahil terjadi.
"Mana mungkin. Bukankah orang-orang accounting memang dididik dan ditempa--sejak di kursi kuliah--untuk sungguh-sungguh menguasai akuntansi?"
Mungkin ini kenyataan pahit yang harus ditelan, sekaligus tantangan yang harus dijawab oleh rekan-rekan akuntan pendidik (pengajar akuntansi di kampus-kampus) bahwa, apa yang selama ini diajarkan lebih banyak kulit ketimbang isinya. Sehingga output yang dihasilkan ialah anak-anak akuntansi yang bisa menjurnal dan membuat laporan keuangan tetapi tidak sungguh-sungguh memahami nalar atas apa yang mereka buat.
Jurnal dan laporan keuangan yang mereka hasilkan, secara teknis, benar. Tetapi begitu ada masalah mereka mengalami kesulitan untuk menelusuri darimana sumber masalahnya. Al hasil mereka tidak (belum) bisa memberikan masukan yang diharapkan oleh pihak administrasi badan perjuangan. Lebih parahnya lagi, bahkan untuk sekadar menjelaskan "mengapa mampu demikian?"-pun tidak mampu.
Misalnya:
- Angka pendapatan tinggi, tetapi mengapa Laporan Laba Rugi menandakan angka laba yang sangat kecil? (Tolong jangan buru-buru menjawab "sebab cost-nya tinggi," nanti terjebak sendiri.)
- Angka penjualan rendah, tetapi mengapa Laporan Laba Ruginya pertanda angka minus alias rugi? Bukankah bila penjualan rendah berarti aktivitas produksi juga rendah sehingga mestinya tidak rugi?
- Penjualan begitu tinggi, Laporan Laba Rugi menandakan angka laba yang signifikan, tetapi mengapa begitu banyak vendor (supplier) yang mengeluhkan keterlambatan pembayaran?
- Ekuitas Pemilik mengambarkan peningkatan yang cukup besar, tetapi mengapa tidak ada dividen yang bisa dibagikan kepada pemegang saham?
Keempat pertanyaan di atas bergotong-royong hanya memerlukan akal akuntansi yang sangat sederhana dan lumrah terjadi di hampir semua tubuh perjuangan. Kenyataannya, dikala ditanya pegawai accounting seringkali gelagapan, risikonya tidak bisa menjelaskan dengan baik. Setidaknya, minimal mereka bisa menjelaskan "mengapa bisa terjadi demikian?".
Idealnya, bila mereka memahami logika-logika dibalik sebuah laporan keuangan, mestinya mereka bisa memberi saran dan masukan bagi manajemen mengenai apa yang perlu (atau tak perlu) dilakukan di masa-kala yang akan datang agar dilema yang sama tidak terjadi lagi.
Mengingat kembali abad-kala kuliah dahulu (mampu jadi sekarang sudah jauh lebih baik), bahan mata kuliah begitu banyak sementara waktu yang tersedia sangat sempit, "so little time, so many things to do."
Mata kuliah 'Akuntansi Dasar' (Basic Accounting) contohnya. Dengan bahan yang begitu banyak, harus mampu diselesaikan hanya dalam 48 kali pertemuan. Setiap pertemuan selalu dipakai untuk mengejar penyelesaian materi yang isinya memang semuanya bersifat teknikal. Samasekali tidak ada ruang untuk menanamkan pemahaman-pemahaman nalar akuntansi (mulai dari siklus akuntansi, menjurnal hingga menciptakan laporan keuangan).
Bahwa kematangan nalar bertumbuh seiring dengan pengalaman kerja, BETUL. Bahwa kursi kuliah hanya menawarkan bekal dasar, boleh jadi IYA (terutama untuk universitas non-elite, tanpa AC, tanpa dasi, masih pakai kapur tulis, seperti tempat aku berkuliah dahulu).
Di sinilah hasilnya bermuara: TERGANTUNG MASING-MASING INDIVIDU.
Tantangan utamanya--terutama bagi kita yang sudah bekerja: Bagimana caranya mengasah kemampuan logika akuntansi diantara himpitan peran rutin sehari-hari yang seolah tak ada habisnya?
Itulah semangat dasar yang menjadi latar belakang mengapa 'KeuanganDesa.gosip' (KDI) ada, ialah: menjadi kawasan untuk sharing dan diskusi sambil mengasah skill akuntansi (hard maupun soft skill) di sela-sela rutinitas sehari-hari. Pengelola KDI sadar sepenuhnya bahwa keberadaan KDI pastinya masih jauh dari apa yang diharapkan. Tetapi mudah-mudahan mampu menjadi alternatif sekaligus awal yang baik.
Melalui tulisan ini, aku pribadi ingin mengajak siapa saja yang tertarik untuk mengksplorasi nalar-nalar di balik sebuah laporan keuangan.
Seperti telah aku sampaikan di awal, produk simpulan dari akuntansi adalah laporan keuangan. Dengan membaca laporan keuangan, mereka yang berkepentingan bisa mengetahui kondisi keuangan badan usaha.
Kondisi apa saja yang bisa dilihat dengan membaca laporan keuangan?
Untuk sungguh-sungguh memahami logikanya, anda harus memposisikan diri sebagai sesorang yang sangat berkepentingan untuk mengetahui kondisi keuangan tubuh usaha. Untuk sementara lupakan status anda saat ini (sebagai pegawai accounting), anggap diri anda yaitu pemilik perjuangan.
Nah, sebagai pemilik perjuangan, apa yang ingin anda ketahui mengenai kondisi keuangan badan usaha?
Saya coba menebak-nebak (dengan menggunakan kelaziman). Sebagai pengusaha, minimal anda ingin tahu 2 hal berikut ini:
1. Kekayaan Badan Usaha
Pertanyaan paling fundamental di wilayah ini yaitu: Apakah badan usaha dalam kondisi baik-baik saja? "Baik-baik saja" dalam hal ini maksudnya: Dapat beroperasi secara lancar.
Badan Usaha hanya akan mampu lancar beroperasi kalau:
- Memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari;
- Memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban-kewajibannya, yakni: bisa membayar utang kepada vendor/supplier, bank, dan membayar dividen kepada pemegang saham;
- Memiliki persediaan (bahan baku untuk diproduksi atau barang jadi untuk di jual);
- Memiliki sarana dan kemudahan yang cukup untuk menunjang kelancaran operasional badan perjuangan.
Dengan kata lain, apakah tubuh usaha memiliki "kekayaan" yang cukup untuk bisa beroperasi dengan lancar? Jawaban atas pertanyaan itu ada di NERACA—yang sering juga disebut sebagai "Laporan Posisi Keuangan."
Masih ingat dengan persamaan akuntansi di bawah ini?
Aktiva (asset) = Kewajiban (Liability) + Ekuitas Pemilik (equity)
Itulah isi utama dari sebuh Neraca. Untuk visualisasi, silahkan lihat contoh necara sederhana di bawah ini:
Dari teladan Neraca di atas anda sebagai pemilik BUMDES KDI bisa melihat posisi keuangan badan usaha dan memperoleh informasi sebagai berikut:
Kekayaan kotor tubuh usaha sama dengan total nilai aktiva (asset)-nya. Dalam pola ini yaitu 137. Jika dibandingkan dengan total kewajiban (utang) yang sebesar 67, masih ada selisih kekayaan sebesar 70. Selisih yang 70 inilah yang disebut dengan "Kekayaan Bersih (Net Asset atau Net Worth)" badan perjuangan.
Dari sini terperinci tergambar bahwa tubuh perjuangan memiliki kemampuan yang cukup untuk memenuhi semua kewajibannya, dengan perkiraan: kalau semua asset dijual maka semua utang bisa dilunasi.
Jika kembali ke pola pertanyaan yang saya sampaikan di awal goresan pena: Mestinya tubuh perjuangan bisa memenuhi kewajibannya, tetapi mengapa banyak vendor (supplier) yang mengeluhkan keterlambatan pembayaran?
Untuk menjawab pertanyaan spesifik seperti ini, perhatian harus diarahkan ke elemen-elemen neraca yang lebih kecil. Pada sisi aktiva nampak akun "Kas" saldonya hanya 10, sementara akun "Utang Dagang" di sisi sisi Kewajiban nampak sebesar 30. Jelas badan perjuangan akan mengalami defisit (kekurangan) kas sebesar 20, sehingga banyak vendor yang mengalami penundaan pembayaran.
Mengapa terjadi demikian? Bagaimana cara mengatasinya? Apa yang perlu dilakukan oleh administrasi biar kondisi ini tidak terjadi lagi di periode yang akan tiba?
Bentuk Neraca sudah dirancang sedemikian rupa sehingga bisa menjawab semua kemungkinan pertanyaan yang ada. Dengan catatan, anda harus memahami logikanya. Dari total aktiva (asset) sebesar 137, mengapa akun kas nilainya hanya 10, dimana sisanya? Perhatian di alihkan ke elemen-elemen aktiva (asset) lainnya, adalah:
- Piutang = 85
- Persediaan = 32
- Aktiva Tetap = 10.
Nah tertangkap tangan sudah, asset menumpuk di akun "Piutang" sebesar 85. Sehingga pertanyaan "mengapa"-nya sudah terjawab. Tinggal berpikir bagaimana cara mengatasinya dan cara mencegahnya di waktu yang akan datang. Untuk mengatasinya administrasi badan usaha perlu memfokuskan perhatian pada proses penagihan piutang--mungkin dengan menunjukkan bagian untuk pembayaran lebih awal, jika perlu panggil debt collector bila mengalami kesulitan penagihan. Untuk mencegah supaya tidak terjadi lagi di abad yang akan datang, manajemen perlu mengubah kebijakan kredit--mungkin dibentuk lebih ketat lagi, lebih selektif terhadap pinjaman kredit, termin pembayaran di perpendek, dan lain sebagainya.
Selanjutnya, dari Neraca yang sama anda juga bisa melihat bahwa total "Ekuitas Pemilik" meningkat 20. Dari modal awal sebesar 50 sekarang menjadi 70. Mengapa angkanya sama dengan "Kekayaan Bersih" tubuh perjuangan yakni 70, apakah alasannya kebetulan?
Tidak. Ini berasal dari persamaan dasar akuntansi: Asset = Kewajiban + Equitas Pemilik. Dengan demikian, maka: Equitas Pemilik = Asset - Kewajiban. Nah bila Kekayaan Bersih = Asset - Kewajiban, Maka otomatis: Kekayaan Bersih = Ekuitas Pemilik.
Jika kembali ke pertanyaan di awal tulisan: "Mengapa ekuitas pemiliki meningkat tetapi tidak ada dividen yang bisa dibagikan kepada pemegang saham"? (dengan kata lain tubuh perjuangan tidak mampu memenuhi kewajibannya kepada pemegang saham)
Jawabannya kembali ke masalah ketersediaan kas. Badan Usaha tidak memiliki cukup persediaan Kas. Bagaimana mengatasinya? Sama seperti solusi sebelumnya.
Lebih detail mengenai ketersediaan kas dan pengalokasiannya (apakah sudah mirip yang direncanakan, apakah dipergunakan secara efeisien, dan lain sebagainya) bisa dilihat di "Laporan Arus Kas".
Laporan Arus Kas, untuk tubuh usaha yang sudah Go Publik (listing di bursa saham) wajib ada. Sedangkan untuk badan usaha non-publik bisa ada bisa tidak. Mengapa boleh ada boleh tidak? Karena "Laporan Arus Kas" hanya merupakan rincian lebih detail dari akun "Kas" di Neraca. Sehingga intinya, nilai akhir dari laporan arus kas sama dengan saldo yang ada pada akun "Kas" di Neraca. (Catatan: Saya akan membahas laporan arus kas secara terpisah (di tulisan lain).
Hal yang tak kalah pentingnya untuk diketahui dari sebuah Neraca yaitu "Tanggal Neraca" (di bawah goresan pena "NERACA BUMDES KDI"), dalam teladan ini yakni "Per 31 Januari 2012." Artinya: Kekayaan Kotor sebesar 137 dan Kekayaan Bersih sebesar 70 adalah "Kekayaan Badan Usaha" per tanggal 31 Januari 2012. Itu sebabnya mengapa dalam teori akuntansi, Neraca didefinisikan sebagai "Laporan yang menyajikan posisi keuangan tubuh perjuangan pada tanggal tertentu." Di U.S. sana sering disebut dengan "Snapshot of Financial Position."
2. Untung atau Rugi
Mengetahui berapa besarnya kekayaan tubuh usaha, mengetahui apakah badan perjuangan bisa melunasi utang-utangnya saja, belumlah cukup. Sebagai pengusaha anda juga ingin tahu:
- Apakah bulan/tahun ini anda untung atau rugi? Jika rugi, mengapa?
- Apakah operasional badan perjuangan berjalan dengan efisien atau sebaliknya, boros?
- Apakah sumber daya tubuh perjuangan lebih banyak dipakai untuk aktivitas yang menghasilkan barang/jasa atau untuk hal-hal di luar itu?
Semua jawabanya ada di 'Laporan Laba Rugi.' Untuk visualisasi silahkan lihat contoh Laporan Laba Rugi BUMDES KDI di bawah ini:
Memperhatikan Laporan Laba Rugi di atas, anda mampu melihat dengan terperinci bahwa:
- Pendapatan (Revenue) sebesar 187
- Harga Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold) sebesar 50
- Laba Kotor (Gross Profit) sebesar 137
- Biaya-biaya 132
- Laba Bersih (Net Profit) sebesar 5
Diantara kelima angka-angka di atas, mana yang paling penting bagi anda sebagai pengusaha? Sudah pasti "Laba Bersih". Laba bersih pertanda angka 5. Ini sangat kecil jikalau dibandingkan dengan nilai Revenue anda yang membuktikan angka 187. Dengan kata lain, profit margin anda hanya 3% (=5/187). Kalau begini ceritanya mah mendingan uangnya di taruh di deposito kan?
Lalu anda tanya orang accounting "Mengapa labanya hanya 5, padahal revenuenya tinggi? Pasti ada yang tidak beres di sini."
Mungkin dengan cekatan mereka menjawab "Karena biayanya tinggi, boss."
Ya iyalah. Revenue tinggi, masuk akal kalau biaya juga tinggi (kecuali yang bikin barang dari golongan jin.) Tidak usah orang manajemen, Mbok Jum warung sebelah juga tahu pendapatan dikurangi biaya sama dengan laba atau rugi. Tapi, bukankah kalau revenue tinggi, biaya tinggi, mestinya laba masih tetap tinggi?
Pertama, mungkin mereka akan menilik kembali angka-angka di laporan, dibandingkan dengan neraca saldo, dibandingkan dengan buku besar, bahkan bukti transaksi dibandingkan dengan catatan transaksi (jurnal) satu-per-satu. Semua perhitungan diperiksa satu per satu. Beberapa hari lalu mereka kembali dengan balasan "Semua angka sudah aku periksa, alhasil benar dan akurat. Semua jurnal sudah benar, tidak ada transaksi yang tertinggal atau diposting dua kali".
Nah inilah yang aku sebutkan di awal: menguasai teknis akuntansi, hebat menjurnal dan membuat laporan keuangan, tetapi tidak (belum) memahami nalar akuntansi dengan baik.
Andai sudah memahami akal di balik Laporan Keuangan (Laba Rugi dalam hal ini), mereka tidak perlu hingga mengusut transaksi satu-per-satu, bahkan mungkin tidak sampai perlu menilik saldo buku besar. Cukup hanya dengan melihat Laporan secara sepintas (scanning) dari atas kebawah:
Pertama anda lihat "Pendapatan (revenue)", kemudian anda bandingkan dengan "Harga Pokok Penjualan", apakah angkanya terlihat logis? Dengan pendapatan sebesar 187, apakah logis jikalau harga pokok penjualannya 50 sehingga laba kotornya menjadi 137? Permasalahan dilokalisir hingga di sini dahulu.
Untuk mengetahui logis-atau-tidak logis, bergotong-royong sudah disediakan alat bantu di bawah "Laba Kotor (Gross Profit)" yang disebut dengan "Gross Profit Margin" yang menunjukan angka 73%. Angka ini tidak akan ada di sana bila tidak ada fungsinya. Apa fungsinya? Untuk mengetahui apakah perbandingan antara pendapatan dengan keuntungan kotor. Pertanyaaan selanjutnya: apakah gross profit margin sebesar 73% itu masuk akal? Anda bisa memanggil cost accountant anda, merekalah yang paling tahu berapa besarnya gross profit margin untuk produk yang dijual. Separah-parahnya, anda bisa membandingkan angka 73% ini dengan angka gross profit margin bulan kemudian--kalau perlu, tarik sampai satu tahun ke belakang untuk melihat 'ekspresi dominan'-nya.
Saya pribadi, untuk penelusuran cepat, menentukan menggunakan kelaziman dan benchmark. Dari sana saya tahu bahwa untuk jenis perjuangan manufaktur gross profit margin ada di kisaran 25 hingga 50%. Untuk jenis tubuh usaha jasa ada di kisaran 50 sampai 70%. Dan untuk jenis usaha trading (termasuk retail) ada di kisaran 70 sampai 200%.
Nah bila BUMDES KDI dalam pola ini adalah tubuh usaha manufaktur, maka angka gross profit margin sebesar 73% tergolong tinggi. Sehingga akar masalahnya sudah niscaya tidak ada di antara wilayah revenue hingga harga pokok penjualan. Lalu dimana? Sudah pasti ada di wilayah biaya-biaya.
Selanjutnya tinggal scanning wilayah akun-akun biaya yang ada di laporan laba rugi. Diantara biaya-biaya tersebut mana yang terlihat tidak wajar? Jika anda punya laporan laba rugi bulan sebelumnya, anda tinggal meletakannya secara bersisian dengan laporan laba rugi Januari 2012 ini, kemudian bandingkan. Dalam pola ini aku tidak buatkan laporan laba rugi bulan sebelumnya sebagai pembanding. Angka yang janggal langsung saja aku beri warna merah, ialah "Biaya Telepon" sebesar 35. Mengapa ini janggal? Bandingkan dengan "Biaya Gaji?"--apakah logis biaya telepon lebih besar dibandingkan biaya gaji dalam sebuah tubuh perjuangan manufaktur? Tidak logis.
"Bukankah tadi sudah diperiksa oleh orang accounting dan mereka mengatakan semua transaksi sudah diperiksa sampai ke nota-nya dan risikonya akurat?"
Yup. Jika jurnal dan angka di nota benar, berarti yang salah ialah: ORANG YANG BOROS MENGGUNAKAN TELEPHONE. Biaya telephone nanah begitu besar sudah niscaya ada pemakaian yang luar biasa tinggi di luar kebutuhan badan usaha. Selanjutnya tinggal kirim memo ke HRD untuk pemeriksaan lebih lanjut (siapa yang menelpon pacar berjam-jam setiap hari?). Untuk mencegah semoga tidak tejadi lagi di periode yang akan tiba, mungkin HRD perlu membuat hukum pemakaian telepon. Misalnya: Akses inetrlokal, handphone dan SLI hanya untuk manajer ke atas dengan memakai PIN--sehingga penggunaannya bisa diketahui. Sedangkan untuk staff, jika perlu interlokal, SLI atau handphone harus via operator (front office) dengan approval dari manajer.
Logika-logika dasar seperti ini sangat perlu terus diasah, semoga penguasaan akuntansi dan keuangan menjadi semakin matang, sehingga mampu menjalankan fungsi dengan baik, mampu memberi masukan yang bermanfaat bagi tubuh usaha.
Ini gres sebagian kecil dan masih di permukaan. Semakin dalam menyelam, semakin detail, sudah niscaya semakin banyak pula ragam akal akuntansi yang harus dipelajari. Tentunya ini bukan sesuatu yang mampu dikuasai secara instant. Butuh waktu, kesabaran dan kesungguhan.
Bagi mereka yang sudah bekerja, dan masih merasa perlu mengasah kemampuan akuntansi melalui pemahaman nalar-logikanya, tidak ada cara selain "Learn as you go." Modal awalnya hanya satu: selalu ingin tau/ingin tahu. Selanjutnya tergantung pada seberapa besar keberanian kita dalam mengikuti naluri rasa ingin tahu itu.
Semoga sukses!