Penatausahaan Keuangan Desa

Ilustrasi Penatausahaan Keuangan Desa

Penatausahaan yakni aktivitas yang nyaris dilakukan sepanjang tahun anggaran. Kegiatan ini bertumpu pada tugas dan tanggungjawab Bendahara. Ketekunan dan ketelitian menjadi syarat dalam melaksanakan aktivitas ini. Apa saja ketentuan yang harus dipatuhi, tugas dan tanggung jawab Pengelola, mekanisme dan dokumen penatausahaan dipaparkan secara rinci pada goresan pena ini.

Penatausahaan adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang dalam satu tahun anggaran.

Ketentuan Pokok Penatausahaan

Pengelola Keuangan Desa, khususnya Bendahara, wajib memahami beberapa hal yang menjadi ketentuan pokok dalam Penatausahaan, supaya aktivitas Penatausahaan berlangsung secara benar dan tertib. Secara ringkas, ketentuan pokok dimaksud disajikan pada tabel di bawah ini:

[Tabel Ketentuan Pokok Penatausahaan Keuangan Desa]

Tugas, Tanggungjawab, dan Prosedur Penatausahaan

• Bendahara Desa wajib melakukan penatausahaan terhadap seluruh penerimaan maupun pengeluaran.
• Bendahara Desa wajib mempertanggungjawabkan penerimaan uang yang menjadi tanggungjawabnya melalui laporan pertanggungjawaban penerimaan kepada kepala desa paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
• Kepala Seksi, selaku Pelaksana Kegiatan bertanggungjawab terhadap tindakan pengeluaran yang menyebabkan atas beban anggaran belanja aktivitas dengan mempergunakan buku pembantu kas kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan aktivitas di desa. 

Prosedur penatausahaan penerimaan

a. Prosedur Penerimaan melalui Bendahara Desa

Penyetoran pribadi melalui Bendahara Desa oleh pihak ketiga, dilakukan sesuai mekanisme dan tatacara sebagai berikut:

1. Pihak ketiga/penyetor mengisi Surat Tanda Setoran (STS)/tanda bukti lain.
2. Bendahara Desa mendapatkan uang dan mencocokan dengan STS dan tanda bukti lainya.
3. Bendahara Desa mencatat semua penerimaan
4. Bendahara Desa menyetor penerimaan ke rekening kas desa
5. Bukti setoran dan bukti penerimaan lainnya harus diarsipkan secara tertib.

Dilarang..!!
Bendahara Desa tidak boleh:

• Membuka rekening atas nama eksklusif di bank dengan tujuan pelaksanaan APBDes.
• Menyimpan uang, cek atau surat berharga, kecuali telah diatur melalui peraturan perundang-ajakan.

b. Prosedur Penerimaan melalui Bank

Penyetoran melalui bank oleh pihak ketiga dilakukan sesuai mekanisme dan tata cara sebagai berikut:

1. Bank yang ditunjuk oleh Pemerintah Desa dlm rangka menyimpan uang dan surat berharga lainnya yang ditetapkan sebagai rekening kas desa.
2. Pihak ketiga/penyetor mengisi STS/tanda bukti lain sesuai ketentuan yg berlaku.
3. Dokumen yg digunakan oleh bank mencakup : * STS/Slip setoran * Bukti penerimaan lain yg syah
4. Pihak ketiga/penyetor memberikan pemberitahuan penyetoran yg dilakukan melalui bank kepada bendahara desa dengan dilampiri bukti penyetoran/slip setoran bank yg syah.
5. Bendahara desa mencatat semua penerimaan yg disetor melalui bank di Buku Kas Umum dan Buku Pembantu bank berdasarkan bukti penyetoran/slip setoran bank.

Buku Kas

Kegiatan penatausahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran dilakukan dengan menggunakan:

1. Buku Kas Umum

Buku Kas Umum ini berfungsi untuk mencatat semua transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan kas (uang tunai).

[Format Buku Kas Umum]

 2. Buku Kas Pembantu Pajak

Buku Kas Pembantu Pajak berfungsi untuk mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran pajak (khususnya PPh Pasal 21 dan PPn), dalam kaitannya Bendahara Desa sebagai Wajib Pungut (Wapu).

[Format Buku Kas Pembantu Pajak]

3. Buku Bank

Buku Bank Berfungsi untuk mencatat semua transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran yang terkait dengan bank (penarikan, penyetoran, dll).

[Format Buku Bank]

Bukti Transaksi

Selain berupa Buku Kas Umum, Buku Bank dan Buku Kas Pembantu, bukti transaksi juga merupakan bab dari penatausahaan dalam pengelolaan keuangan. Tanpa bukti transaksi, transaksi mampu dianggap tidak sah.

Bukti transaksi adalah dokumen pendukung yang berisi data transaksi yang dibentuk setelah melakukan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan. Di dalam suatu bukti transaksi minimal memuat data: pihak yang mengeluarkan atau yang menciptakan. Bukti transaksi yang baik yaitu di dalamnya tertulis pihak yang menciptakan, yang memverifikasi, yang menyetujui dan yang mendapatkan.

Contoh Bukti Transaksi:

• Kuitansi : Merupakan bukti transaksi yang muncul balasan terjadinya penerimaan uang sebagai alat pembayaran suatu transaksi yang diterima oleh si penerima uang.
• Nota Kontan (Nota) : Merupakan bukti pembelian atau penjualan barang yang dibayar secara tunai.
• Faktur : Merupakan bukti pembelian atau penjualan barang yang dibayar secara kredit.
• Memo Internal (Memo) : Merupakan bukti transaksi internal antara pihak-pihak dalam internal lembaga. Misalnya: Pemakaian perlengkapan, penyusutan aktiva, peniadaan piutang, dll.
• Nota Debit : Merupakan bukti pengembalian barang yang dibentuk oleh pembeli. Barang dikembalikan biasanya sebab cacat atau tidak sesuai pesanan.
• Nota Kredit : Merupakan bukti pengembalian barang yang dibentuk oleh penjual. Barang dikembalikan biasanya karena cacat atau tidak sesuai pesanan.

 [Gambar Nota/Kuitansi]

Status dan Fungsi Dokumen Penatausahaan

Buku Kas (Umum, Pajak, Pembantu Kegiatan, dan Bank), dan bukti-bukti transakasi yakni dokumen resmi milik Pemerintah Desa. Dokumen dimaksud berfungsi sebagai sumber data untuk keperluan pemeriksaan/audit, dan juga sebagai barang bukti apabila diperlukan dalam proses aturan, dalam hal terjadi dugaan penyelewengan keuangan, atau tindak pidana lain terkait keuangan desa. Dengan demikian, tindakan secara sengaja menghilangkan, merusak, mengubah, seluruh atau sebagaian dokumen dimaksud yaitu tindakan melawan hukum.

Mewujudkan Asas PKD dalam Kegiatan Penatausahaan

Bagaimana biar azas-azas Pengelolaan Keuangan Desa mewujud dalam kegiataan Penatausahaan?

[Tabel Mewujudkan Asas PKD dalam Kegiatan Penatausahaan]


[***]