Koneksi database harus dilakukan pada saat pertama kali aplikasi siskeudes dipakai. Koneksi database disimpan dalam file
config.ini pada folder aplikasi Siskeudes. Koneksi database secara default menggunakan tab koneksi
Microsoft Access Database seperti tampak pada gambar berikut:
Pada
inteface koneksi data tersedia 2 pilihan opsi koneksi, via ODBC (
Open Database Connectivity) atau
Direct Access. Dengan koneksi via ODBC, Aplikasi Siskeudes melakukan pembacaan data tidak secara pribadi ke
Driver MsAccess, akan tetapi memakai mesin ODBC pada sistem operasi
Windows. Sedangkan
Direct Access, aplikasi Siskeudes akan melakukan pembacaan file secara langsung pada file database yang bersangkutan.
Penggunaan opsi koneksi ODBC mengharuskan sistem komputer terinstall
Microsoft Jet OleDB 4.0 pada
Microsoft Office 2000-2003. Sehingga untuk komputer yang tidak terinstall
Microsoft Office 2003 tidak mampu memakai fitur ini. Apabila ingin tetap memakai fitur ini yakni dengan cara menambahkan instalasi
Microsoft Office Access 2003 atau
Access Database Engine. Untuk memastikan apakah fitur ini mampu dipakai dapat dilihat pada
Control Panel Windows pada tab
System & Security =>
Adminstratif Tools =>
Datasource (ODBC) seperti tampak pada gambar berikut.
Secara teknis penggunaan opsi via ODBC lebih disarankan dan lebih menjamin keamanan data dari kerusakan (
corrupt) dan dapat dipakai pada mode
multiuser dengan cara melakukan
sharing folder database "
DataAPBDes.mde".
Penggunaan opsi
Direct Access membuat aplikasi pribadi melakukan pembacaan file pada database keuangan desa. Opsi ini dipakai apabila dalam komputer tidak tersedia
Microsoft Jet Oledb4.0 untuk
"*.mdb" pada komputer yang hanya terinstall
Microsoft Office 2007, 2010 atau 2013. Penggunaan opsi ini
tidak disarankan alasannya pada kondisi tertentu dapat mengakibatkan permasalahan seperti komputer lambat,
low memory atau komputer yang terinfeksi virus mampu membuat database rusak atau
corrupts. Penggunaan opsi ini hanya untuk single user atau dengan kata lain hanya untuk komputer PC atau Laptop secara
stand alone (tidak menggunakan jaringan).
Penggunaan aplikasi dengan mode ODBC lebih disarankan kalau dibandingkan dengan mode
Direct Access demi keamanan data. Untuk komputer yang sudah terpasang
Microsoft Office 2007 s.d 2013, semoga menambahkan
Microsoft Office Access 2003 sehingga mampu memakai fitur ODBC. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer dilakukan oleh admin pemerintah daerah biar berkoordinasi lebih lanjut dengan pihak BPKP/Kemendagri.
Untuk pemeliharaan data keuangan desa pada database
Microsoft Access, pengguna aplikasi agar melaksanakan
compact and repair database secara terpola untuk memampatkan database. Proses ini dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali. Cara melaksanakan
compact and repair database adalah dengan membuka database aplikasi keuangan desa "DataAPBDes.mde" pada folder aplikasi dan menentukan menu yang tersedia mirip tampak pada gambar dibawah ini.
Proses pemampatan data hanya mampu dilakukan dikala aplikasi sedang tidak aktif. Oleh alasannya adalah itu, Aplikasi Siskeudes harus ditutup dengan sempurna terlebih dahulu sebelum proses
compact and repair database dilakukan. ***